Leverancierscheck: 20-punts checklist voor MKB
Een goede leverancier is een verlengstuk van je bedrijf; een slechte kost je geld, tijd en reputatie. Deze 20-punts checklist doorloop je vóór het contract — verdeeld over vijf blokken: identiteit, financieel, operationeel, IT/data en compliance.
Twijfel over een bedrijf?
Check de tegenpartij via KvK-nummer of bedrijfsnaam — direct antwoord op actief/faillissement/adres.
Waarom een checklist?
Bij audits (ISO 27001, NEN 7510, ISAE 3402) is een gedocumenteerde leverancierscheck vaak verplicht. En zelfs zonder audit voorkomt een systematische aanpak dat je op basis van 'goed gevoel' zaken doet met een leverancier die twee jaar later omvalt.
Hoe werkt de checklist?
Loop elk punt af. Groen = ok, oranje = navraag doen, rood = extra safeguard (vooruitbetalen, escrow, backup-leverancier) of niet contracteren. Bewaar de ingevulde checklist in de leveranciersmap — dat is je audit-trail.
20-punts leverancierscheck
- KvK actief en niet in liquidatie
- Rechtsvorm past bij grootte contract
- Statutaire naam = handelsnaam op factuur
- Bezoekadres bestaat (Google Maps)
- Bestuurder geen historisch faillissement
- Btw-nummer bestaat (NL + eventueel VIES)
- IBAN staat op naam bedrijf
- Laatste deponering ingediend (bij BV)
- Solvabiliteit >20% (bij deponering aanwezig)
- 2 referenties positief
- Verzekering aansprakelijkheid aanwezig
- Certificeringen relevant voor dienst
- AVG-verwerkersovereenkomst (indien data)
- ISO 27001 / NEN 7510 (indien IT-dienst)
- Backup-leverancier bekend
- SLA in contract opgenomen
- Betalingscondities marktconform
- Boeteclausule bij niet-nakoming
- Exit-clausule en data-teruggave
- Sanctielijst-check (indien buitenland)
Veelgestelde vragen
Voor welke leveranciers is een check nodig?
Elke leverancier boven €5k jaarvolume of met toegang tot systemen/data. Onder €1k volstaat een KvK-check. Kritische leveranciers (single point of failure) vragen jaarlijkse herbeoordeling.
Wie doet de check?
In MKB meestal de inkoper of ondernemer zelf. Bij grotere organisaties inkoop + compliance + IT. Documenteer wie wat controleert — dat helpt bij ISO 27001 of NEN 7510 audits.
Hoeveel tijd kost een goede leverancierscheck?
Basic: 15-30 minuten. Uitgebreid (met referenties en financiële analyse): 2-4 uur. Bij strategische leveranciers zelfs een dag inclusief bezoek.
Hoe vaak herbeoordelen?
Kritische leveranciers jaarlijks, overige om de 2-3 jaar of bij significante wijzigingen (bestuurderswissel, incident, contractverlenging).