Factuurfraude voorkomen: spookfacturen en valse KvK-brieven
De Fraudehelpdesk registreerde in 2024 ruim 14.000 meldingen van factuurfraude — een stijging van 18% ten opzichte van 2023. Gemiddelde schade per geval: €680, met uitschieters tot €35.000 bij CEO-fraude. In deze gids: de vijf meest voorkomende varianten, hoe je ze herkent aan de factuur zelf, en welke concrete stappen je zet als je toch betaald hebt.
Twijfel over een factuur?
Check het afzenderbedrijf via KvK-nummer of bedrijfsnaam — je ziet direct of het een bestaande en actieve partij is.
De vijf meest voorkomende varianten
Wat een geldige Nederlandse factuur moet bevatten
Volgens artikel 35a van de Wet OB moet elke B2B-factuur bevatten:
- Uniek factuurnummer
- Factuurdatum
- Volledige naam en adres van leverancier én afnemer
- KvK-nummer van de leverancier
- BTW-nummer van de leverancier (en van afnemer bij ICL)
- Omschrijving van de geleverde goederen/diensten
- Datum van levering
- Bedrag exclusief BTW, BTW-tarief en BTW-bedrag
- Bij verlegd BTW: vermelding 'BTW verlegd'
Ontbreekt één van deze elementen? De factuur is wettelijk ongeldig en je hoeft niet te betalen. Vraag correctie op of trek de betaling in.
Rode vlaggen op de factuur zelf
- IBAN begint met een ander land dan waar het bedrijf gevestigd claimt te zijn (bijv. LT, LV, MT bij een 'Nederlands' bedrijf).
- Bankrekening staat op naam van een privépersoon in plaats van het bedrijf.
- Betalingstermijn extreem kort (7 dagen of minder) met dreigende toon over incasso.
- Bedrijfsnaam bevat 'KvK', 'Kamer', 'Register', 'Handelsregister' zonder dat het echt om de KvK gaat.
- Factuur vermeldt geen KvK-nummer of het opgegeven nummer levert een ander bedrijf op.
- Layout imiteert bekende partijen (KPN, KvK, Belastingdienst) maar met kleine afwijkingen in logo, kleuren of URL.
- Verplichte betaling via WhatsApp-verificatie of QR-code — nooit een legitieme bedrijfspraktijk.
Wat te doen als je een verdachte factuur ontvangt
- 1Niet betalen, ook niet 'voor de zekerheid'.Een frauduleuze factuur wordt niet minder frauduleus door betaling.
- 2Verifieer de afzender.Check het KvK-nummer op checkbedrijf.nl of kvk.nl. Bestaat het bedrijf en klopt het adres?
- 3Bel de vermeende leverancier via het nummer op hún officiële website (nooit het nummer uit de e-mail).Bij CEO-fraude of aangepast rekeningnummer bij bestaande leverancier is dit de enige zekerheid.
- 4Meld bij Fraudehelpdesk.nl.Ook als je niet betaalt: melding helpt de volgende voorkomen.
- 5Bij betaling: bel direct je bank voor SEPA-recall of chargeback.Binnen 10 werkdagen is er soms nog terugtrekking mogelijk.
- 6Doe aangifte bij de politie via politie.nl.Aangifte is basis voor onderzoek en verzekeringsclaim.
Veelgestelde vragen
Moet ik een spookfactuur betwisten of kan ik hem negeren?
Bij evidente oplichting (onbestaand bedrijf, geen contract) mag je negeren, maar het is veiliger om schriftelijk te reageren dat je de vordering betwist en om welke reden. Dat voorkomt dat een incassobureau je later benadert.
Wat als het incassobureau al belt?
Ook incassobureaus moeten de vordering onderbouwen. Vraag om het onderliggende contract, de leveringsbevestiging en de factuur. Bij spookfacturen kunnen ze dat niet leveren. Meld bij AFM als het bureau blijft aandringen.
Kan ik verzekerd zijn tegen factuurfraude?
Sommige bedrijfsverzekeringen (cyberpolis, fraudeverzekering) dekken CEO-fraude en factuurmanipulatie tot een bepaald bedrag. Check je polis of vraag je verzekeraar.
Wat is het verschil tussen spookfactuur en misleidende acquisitie?
Een spookfactuur suggereert een bestaande betaalverplichting die er niet is. Misleidende acquisitie is een aanbod dat oogt als factuur maar juridisch een offerte is (kleingedrukt: 'dit is geen factuur'). Beide zijn verboden onder art. 6:194 BW.