Incassobureau inschakelen: wanneer, hoe en waar op letten
Als aanmaningen niet helpen, is een incassobureau vaak de logische volgende stap. Maar niet elke vordering hoort daar thuis, en niet elk bureau werkt netjes. Deze gids legt uit wanneer overdragen zinvol is en waar je op moet letten om reputatie en kosten in de hand te houden.
Twijfel over een bedrijf?
Check de tegenpartij via KvK-nummer of bedrijfsnaam — direct antwoord op actief/faillissement/adres.
Wanneer wél, wanneer niet?
Wel: onbetwiste facturen, debiteur reageert niet meer op aanmaningen, bedrag >€250 (onder de €100 vaak niet efficiënt). Niet: bij geschil over kwaliteit/levering (dan eerst mediation), bij consumenten met betalingsproblemen (dan schuldhulp), bij debiteur in faillissement.
Kies een geregistreerd bureau (Wki)
Sinds april 2024 moeten incassobureaus geregistreerd staan in het register van de Minister van Rechtsbescherming (Wki-register). Controleer voor overdracht of het bureau op de lijst staat — anders kan de debiteur de vordering ongeldig verklaren en jij aansprakelijk zijn.
Documenten die je moet aanleveren
- Originele factuur + eventuele orderbevestiging
- Alle aanmaningen (kopie e-mail + verzenddatum)
- Ingebrekestelling met 14-dagen-termijn
- Correspondentie met debiteur
- Contract of algemene voorwaarden
Veelgestelde vragen
Wat kost een incassobureau?
Vaak no-cure-no-pay: 15-25% van het geïnde bedrag. Bij B2B kunnen de wettelijke incassokosten (€40 forfaitair of percentage) op de debiteur worden verhaald, waardoor jij netto vaak niets kwijt bent.
Moet ik lid zijn van een keurmerk?
Sinds 2024 is registratie in het incassoregister (Wki) verplicht voor incassobureaus. Werk alleen met geregistreerde bureaus — anders is de vordering aanvechtbaar en riskeer je reputatieschade.
Wanneer overdragen aan een deurwaarder?
Bij bedragen >€2.500, bij vermoeden dat de debiteur wél kan maar niet wil betalen, of als je snel een executoriale titel wilt. Deurwaarders zijn duurder maar kunnen beslagen leggen.
Wat als de debiteur failliet gaat tijdens incasso?
Meld je vordering direct bij de curator. Concurrent crediteuren krijgen doorgaans een fractie terug (0-10%). Preferente vorderingen (belastingdienst, salarissen) gaan voor.