Btw-nummer uitleg: NL, EU en hoe je het verifieert
Een btw-nummer op een factuur zegt drie dingen tegelijk: er zit een geregistreerde ondernemer achter, hij mag btw in rekening brengen, en bij EU-leveringen mag hij btw verleggen. Maar niet elk btw-nummer klopt en de opbouw verschilt per land. In deze gids leggen we uit hoe je dat controleert.
Twijfel over een bedrijf?
Check de tegenpartij via KvK-nummer of bedrijfsnaam — direct antwoord op actief/faillissement/adres.
Opbouw van een Nederlands btw-nummer
Sinds januari 2020 gebruiken ondernemers een omzetbelasting-id: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers (bv. NL123456789B01). Het is bewust losgekoppeld van het BSN vanwege privacy. Het interne nummer met BSN wordt alleen tussen ondernemer en Belastingdienst gebruikt.
VIES: EU-btw controleren in 4 stappen
- Ga naar ec.europa.eu/taxation_customs/vies.
- Kies de lidstaat en voer het nummer in zonder spaties/streepjes.
- Klik verifiëren. 'Yes, valid VAT number' = klopt.
- Print of screenshot het resultaat + datum. Bewaar in de klantmap.
Wanneer verplicht controleren?
Bij elke intracommunautaire levering (0% btw verleggen naar EU-afnemer) moet je aantonen dat de afnemer een geldig btw-nummer heeft. Zonder VIES-bewijs krijg je bij een Belastingdienstcontrole 21% naheffing plus boete over de omzet.
Btw-nummer check checklist
- Nummer op factuur begint met correcte landcode
- VIES-check gedaan en resultaat opgeslagen
- Naam en adres uit VIES matchen met factuur
- Bij NL: KvK-nummer erbij op de factuur
- Bij 0%-lev.: 'BTW verlegd' vermeld op factuur
- Datum VIES-check binnen 3 maanden voor levering
Rode vlaggen
- Btw-nummer bestaat niet in VIES bij grensoverschrijdende deal
- Naam in VIES wijkt af van naam op factuur
- Nummer is vorige week geregistreerd bij grote order
- Leverancier zegt 'VIES ligt eruit' maar wil wél 0% btw factureren
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen omzetbelasting-id en btw-nummer?
Sinds 2020 hebben ondernemers twee nummers: het omzetbelasting-id (voor op facturen en website, begint met NL en eindigt op B01/B02 etc.) en het intern gebruikte omzetbelastingnummer (bevat BSN). Voor klanten en VIES gebruik je altijd het btw-id.
Kun je zonder btw-nummer factureren?
Alleen als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt of vrijgestelde diensten levert. In alle andere gevallen is btw-id verplicht op elke factuur, anders is de factuur juridisch ongeldig.
Hoe controleer ik een EU-btw-nummer?
Via VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies). Voer landcode + nummer in. Actief = geldig en behoort tot een geregistreerde ondernemer. Ongeldig betekent geen intracommunautaire levering met btw-verlegging.
Wat als VIES tijdelijk niet werkt?
VIES vraagt real-time bij lidstaten op. Bij storing (vaak DE of IT) probeer je later opnieuw. Bewaar de datum/tijd van elke geslaagde controle — dat is je bewijs bij een controle door de Belastingdienst.