Btw-nummer controleren via VIES — voorkom naheffing

Een leverancier of klant stuurt je een offerte met een btw-nummer erop. Klopt dat nummer? En hoort het bij wie zegt dat hij is? Bij intracommunautaire leveringen (verkoop aan een ondernemer in een andere EU-lidstaat) mag je 0% btw factureren — maar alleen als je aantoonbaar het btw-id van de klant hebt geverifieerd via VIES. Kun je die verificatie niet aantonen, dan draai je zelf op voor de 21% btw plus rente en boete.

Ook bij Nederlandse binnenlandse transacties is een btw-id-check waardevol: het is een snelle bevestiging dat je met een echte, actieve ondernemer te maken hebt en niet met een dummy-bedrijf.

Je zoekt op bedrijfsnaam of KvK-nummer. Wij halen uit KVK Naamgeving de officiële statutaire naam en handelsnamen op. Vervolgens roepen we de VIES-service van de Europese Commissie aan en tonen:

• Of het btw-id op dit moment geldig is
• Welke naam en welk adres VIES teruggeeft
• Of die overeenkomen met de KvK-registratie
• Wanneer we de controle hebben uitgevoerd (tijdstempel)

Zit er verschil tussen VIES-naam en KvK-naam, dan is dat geen automatisch alarm — het gebeurt vaak bij handelsnamen of holdingstructuren — maar wel een signaal om even door te vragen bij de tegenpartij.

De VIES-service is een gedistribueerd systeem: elk EU-land beheert zijn eigen btw-database, en de Europese Commissie stuurt je verzoek door. Als de fiscus van dat land offline is, krijg je een neutraal antwoord terug — dat betekent niet dat het nummer ongeldig is. Wij tonen dat helder als "Tijdelijk niet beschikbaar" en adviseren om het even later opnieuw te proberen of om de Belastingdienst-verklaring aan de leverancier te vragen.