VIES btw controleren in 4 stappen
Elke intracommunautaire levering vraagt een geldig EU-btw-nummer van de afnemer. VIES is de gratis EU-tool die dat real-time verifieert. In vier stappen doe je het correct — inclusief het bewaren van het bewijs voor eventuele controle.
Twijfel over een bedrijf?
Check de tegenpartij via KvK-nummer of bedrijfsnaam — direct antwoord op actief/faillissement/adres.
Stap 1 — Ga naar VIES
Open ec.europa.eu/taxation_customs/vies. De pagina is beschikbaar in alle EU-talen; kies Nederlands rechtsboven voor gemak.
Stap 2 — Voer landcode en nummer in
Kies de lidstaat van de afnemer (bv. DE voor Duitsland). Voer het btw-nummer in zonder spaties, punten of streepjes. Een Duits nummer heeft 9 cijfers na 'DE', een Frans nummer 11 tekens na 'FR'. Klik verifiëren.
Stap 3 — Beoordeel het resultaat
'Yes, valid VAT number' = geldig. Bewaar de weergegeven naam en adres — vergelijk met factuur/contract. Bij afwijking bel de klant. 'Invalid VAT number' = niet leveren met 0% btw.
Stap 4 — Bewaar het bewijs
Print naar PDF of maak een screenshot inclusief datum/tijd en het geverifieerde nummer. Sla op in de klantmap onder 'VIES-checks/[jaar]'. De Belastingdienst kan tot 7 jaar terugvragen om bewijs.
VIES-check kwaliteitscontrole
- Landcode klopt met vestigingsland
- Nummer exact zoals op factuur
- Resultaat 'valid' bevestigd
- Naam VIES = naam factuur
- Screenshot met datum bewaard
- Opgeslagen in klantmap
Veelgestelde vragen
Waarom is een VIES-check verplicht?
Bij een intracommunautaire levering (0% btw naar EU-afnemer) moet je aantonen dat de afnemer btw-plichtig is in zijn land. Zonder geldig VIES-resultaat krijg je bij controle 21% btw-naheffing plus boete.
Hoe vaak moet ik checken?
Bij elke nieuwe klant en periodiek (minstens jaarlijks) bij bestaande klanten met wisselend afname-volume. Grote leveringen: check dezelfde week.
Wat als VIES 'invalid' geeft bij een bestaande klant?
Neem direct contact op. Mogelijk is de klant uitgeschreven, failliet of heeft een nieuw btw-nummer gekregen. Factureer tot verduidelijking niet met 0% btw.
Kan ik meerdere nummers tegelijk checken?
Op de gratis VIES-site één voor één. Voor bulkcontroles biedt de Europese Commissie een SOAP/REST API. Sommige boekhoudpakketten integreren dat automatisch.