Spookfacturen herkennen: 8 signalen en wat te doen
Nederlandse bedrijven ontvangen jaarlijks miljoenen spookfacturen — vaak voor 'vermelding in bedrijvengids' of 'domeinregistratie-verlenging'. De patronen zijn opvallend consistent. In deze gids: hoe je ze in 30 seconden herkent en welke stappen je zet als je toch bijna betaalde.
Twijfel over een bedrijf?
Check de tegenpartij via KvK-nummer of bedrijfsnaam — direct antwoord op actief/faillissement/adres.
Waarom werken spookfacturen?
Ze richten zich op drukke administraties waar facturen <€500 vaak zonder controle worden geboekt. De afzender rekent op 2-5% betaalratio — bij 10.000 verzonden facturen levert dat honderdduizenden euro's op. De bedragen blijven meestal onder de €300 om aangifte te ontmoedigen.
Hoe herken je een spookfactuur in 30 seconden?
1) Ken je de leverancier? Zoek in je e-mailarchief op de bedrijfsnaam. 2) Klopt het KvK-nummer? Check op CheckBedrijf.nl — vaak buitenlandse postbus. 3) Klopt het IBAN? Nederlands bedrijf met LT/LV/MT-IBAN = alarm. 4) Wat is de dienst? 'Vermelding in [gids]' zonder dat je die kent = spook.
Wat als je al betaalde?
- Bel je bank binnen 5 werkdagen voor SEPA-recall.
- Doe aangifte via politie.nl (basis voor verzekering).
- Meld bij Fraudehelpdesk.nl.
- Waarschuw je administratie: filter deze afzender.
8 signalen voor een spookfactuur
- Afzender is nergens in je archief te vinden
- Dienst is vaag: 'vermelding', 'jaarlijkse bijdrage', 'aanmelding'
- IBAN begint met land ≠ waar bedrijf claimt te zitten
- Bedrag onder €300 (net onder drempel voor aangifte)
- Betalingstermijn extreem kort (7 dagen)
- KvK-nummer klopt niet of geen KvK-nummer vermeld
- Bedrijfsnaam lijkt op officiële instantie ('KvK', 'Handelsregister')
- Kleine lettertjes: 'dit is een offerte, geen factuur'
Veelgestelde vragen
Wat is precies een spookfactuur?
Een factuur voor een dienst of levering waarvoor jij nooit een opdracht hebt gegeven en die je nooit hebt ontvangen. Vaak voor 'vermelding in bedrijvengids' of 'domeinregistratie' van bedrijven waar je geen contract mee hebt.
Ben ik verplicht op een spookfactuur te reageren?
Nee. Er is geen contract, dus geen betalingsverplichting. Wel is het slim om schriftelijk (mail volstaat) te betwisten zodat een eventueel incassobureau of rechter kan zien dat je de vordering weersproken hebt.
Wat als het incassobureau al belt?
Incassobureaus moeten kunnen aantonen dat er een overeenkomst is. Vraag om het contract of de opdrachtbevestiging. Kunnen ze die niet leveren? Dan is de vordering ongegrond. Meld bij AFM als het bureau blijft aandringen.
Wat is het verschil met misleidende acquisitie?
Bij spookfactuur suggereert de afzender een bestaande schuld. Bij misleidende acquisitie is het formeel een offerte die eruit ziet als factuur (met klein 'dit is geen factuur'). Beide vallen onder art. 6:194 BW en zijn dus onrechtmatig.